IPLA, 4 Tips Membuat Tabel Efektif

Apa temuan terpenting manusia yang seringkali dilupakan? Bagi saya, salah satu jawabannya adalah tabel. Setahu saya tidak ada makhluk yang membuat tabel selain manusia. Sebabnya, manusia senang dengan keteraturan. Kita suka mengelompokkan berdasarkan kriteria tertentu supaya lebih indah serta mudah masuk pikiran.

Sekarang, tabel sering dipakai namun cuma di dunia akademis atau bisnis. Untuk urusan sehari-hari, kita cenderung mengabaikannya. Padahal tabel merupakan alat yang sangat berguna apabila kita tahu cara menggunakannya. Tidak peduli ditulis di kertas atau diolah di spreadsheet.

Tips menggunakan tabel secara efektif

Kali ini saya mau berbagi tips menggunakan tabel di kehidupan sehari-hari. Ilmu ini saya dapat ketika bekerja dengan konsultan dari firma kelas dunia. Kita menangani banyak hal dalam suatu proyek. Supaya tidak pusing, kita membuat tabel untuk melacak aktivitas inti proyek. Tabel ini jadi pegangan penting untuk menjaga proyek sesuai jadwal. Saking pentingnya, saya bisa ditegur para bos kalau tabelnya ngaco.

Jadi bagaimana cara membuat tabel yang efektif? Saya merangkumnya menjadi empat langkah yang disingkat menjadi IPLA. Dengan mengaplikasikan IPLA, pembaca bisa lebih rapi dalam menata berbagai urusan.

Berikut penjabarannya.

1. Informasi utama didefinisikan

Penting diingat, fungsi utama tabel adalah menyajikan data yang dikelompokkan. Namun sebelum itu, hal yang wajib dilakukan adalah menentukan informasi apa yang ingin kita ketahui. Nah, informasi yang kita inginkan harus selengkap mungkin supaya tabel yang dihasilkan bisa lebih berguna.

Mari saya contohkan informasi yang lengkap dan kurang lengkap.

No Informasi lengkap Informasi kurang lengkap
1 Saya perlu tahu elemen pendukung yang perlu dipersiapkan untuk pernikahan 4 bulan ke depan dan bagaimana bisa dipenuhi. Saya perlu membuat daftar kebutuhan untuk persiapan menikah
2 Saya ingin membuat data alumni SMA untuk membantu berjejaring dan silaturahmi Saya ingin membuat data kontak alumni SMA
3 Saya perlu membuat ceklis pembayaran arisan X dari seluruh anggota sepanjang tahun 2016 Saya perlu mencatat setiap pembayaran arisan X tahun 2016 dari anggota
4 Saya penerbit buku perlu merekap distribusi buku ke setiap agen supaya tagihan bisa diproses Saya penerbit buku perlu mencatat detail setiap pengiriman buku ke agen

Perlu diperhatikan bahwa informasi kurang lengkap bukan berarti tabelnya salah. Hanya kemungkinan tabel yang nanti dibuat tidak memenuhi ekspektasi. Contoh tabel pada poin selanjutnya mengikuti definisi informasi tabel di atas.

2. Pilih atribut pokok

Berdasarkan informasi yang ingin didapat, kita dapat mendefinisikan atribut alias kolom-kolom tabel. Di sinilah kedetailan informasi membantu kita membayangkan kolom apa saja yang perlu dimasukkan dalam tabel.

Kita ambil contoh dari informasi nomor 1.

Dari informasi awal yang lengkap bisa ditentukan atribut berikut:

  • elemen kebutuhan (misal berdasar venue, backstage, katering, dll)
  • deskripsi kebutuhan (lebih detail, misal sound system dan sewa venue)
  • PJ (nama penanggung jawab untuk membereskan poin ini)
  • Deadline (tanggal wajib selesai)
  • Status (misal masih diproses, atau sudah beres)
  • CP (contact person untuk elemen kebutuhan dari sound system sampai rias)
  • Keterangan (apabila ada catatan khusus)

Kalau informasi tidak lengkap, paling kita cuma mencatat elemen kebutuhan, deskripsi kebutuhan, dan CP. Sekarang anda bandingkan sendiri, tabel mana yang lebih membantu 🙂

Jangan khawatir walaupun informasi awal belum jelas. Lewat proses trial & error, kita bisa memperbaiki tabel. Misalnya baru di tengah-tengah anda sadar perlu memisahkan nama dan nomor ponsel CP. Tidak masalah membuat kolom baru. Sebagai referensi, saya membuat tabel nomor 1 dan bisa diunduh di: Ceklis Persiapan Nikah by yogski. Baik memakai event organizer atau panitia dari keluarga, tabel ini akan membantu.

tabel persiapan nikah

Contoh tabel untuk mengecek kesiapan acara pernikahan

3. Lengkapi dan pelihara

Tabel yang berguna adalah tabel yang dilengkapi datanya. Dari keempat contoh informasi yang saya sajikan di atas, semuanya dianjurkan untuk diperbarui secara berkala. Pada contoh nomor 2 misalnya, setelah 3-4 tahun tentunya ada perubahan data alumni SMA. Misalnya alamat berubah, pekerjaan berubah, nomor ponsel berubah, dan seterusnya. Mau tidak mau harus diperbarui supaya para alumni terbantu untuk berjejaring satu sama lain. Proses pembaruan dan pemeliharaan tabel ini penting.

Akibat perlunya pembaruan data, harus ada orang yang bertanggung jawab memelihara tabel (kalau sudah sampai sini boleh saja disebut database). Pemeliharaan bisa dilakukan harian, bulanan, atau tahunan. Lalu saat tabel makin komples, anda bisa menggunakan tools yang makin canggih. Biasanya saya menggunakan fungsi sort dari Excel. Misalnya pada contoh nomor 1, kita bisa melihat tabel berdasarkan status belum selesai atau deadline terdekat.

4. Arsipkan

Tabel perlu diarsipkan secara berkala disamping diperbarui datanya. Mengapa? Supaya kita bisa melihat perkembangan dari waktu ke waktu. Tabel yang awalnya terdiri atas 4-5 kolom bisa dilengkapi jadi 9 kolom dan data makin banyak. Jadi baiknya jangan tindih tabel lama, tapi buat tabel baru. Kalau memakai file excel, kita bisa menulis v1.0, v1.1, dan seterusnya. Ini disebut versioning.

Bisa juga arsip dibuat setelah jangka waktu tertentu. Pada contoh informasi nomor 4 misalnya, penerbit buku harus membuat tabel untuk bulan Januari, Februari dan seterusnya. Tabel yang sudah diolah perlu diarsipkan untuk mempermudah meninjau data apabila terjadi suatu hal di masa depan. Misalnya ada agen mbeling yang mengaku pesan 200 eksampelar, padahal sebenarnya 300.

Penutup

IPLA

Ini bahasan bisa panjang, tapi saya coba buat sesederhana mungkin supaya pembaca bisa menangkap teknik IPLA untuk membuat tabel yang efektif. Bahkan bukan sekedar tabel efektif, ini adalah teknik pendataan efektif.

Teknik ini saya sarankan dipakai apabila anda:

  • Perencana dalam kepanitiaan
  • Event organizer
  • Data scientist
  • Berkecimpung di survei dan statistik
  • Orang yang mengurusi sekumpulan hal (uang, orang, aktivitas) untuk didata

Semoga tips saya bermanfaat. Kalau perlu bantuan untuk membuat tabel kompleks, silahkan kontak saya di yogisaputro@outlook.com.

Iklan

Silakan berkomentar di sini

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s